Skip to content →

Tag: form

ไม่เข้าใจ ทำไมต้อง Word?

ตอนนี้ผมสงสัยอะไรอย่างหนึ่งครับ

ผมอยากรู้ว่า มันมีเหตุผลดีๆ อะไรไหม ที่เราจะทำแบบฟอร์ม เช่น ใบสมัครต่างๆ ที่เราต้องกรอกข้อมูลเข้าไป (ประเภท ชื่อ ที่อยู่ การศึกษา บลาๆๆ) โดยให้เป็นรูปแบบไฟล์ Word แบบธรรมดา (ไม่ใช่แบบที่ออกแบบไว้ให้คนรับกรอกได้เลย) ที่สงสัยเพราะ ผมเห็นว่า องค์กรหลายๆ แห่ง ทั้งรัฐและเอกชน distribute เอกสารในรูปแบบนี้

ผมอยากรู้ว่า คนส่วนใหญ่ สามารถกรอกข้อมูลเข้าไปในฟอร์มที่เป็นเอกสาร Word ธรรมดาๆ กันได้หรือเปล่า แต่โดยส่วนตัว ผมไม่รู้สึกว่า ไฟล์แบบนี้มันทำให้สามารถกรอกข้อมูลเข้าไปได้ เพราะการพยายามกรอกข้อมูลเข้าไปโดยคงแบบฟอร์มไม่ให้มันเพี้ยน มัน costly มากเกินไป

ผมอยากแบ่งการกรอกแบบฟอร์มเหล่านี้เป็นสองแบบคร่าวๆ คือ การพรินต์ออกมาแล้วกรอกด้วยมือ เพื่อส่งเป็น hard copy (หรือสแกนส่งออนไลน์) กับการกรอกแบบอิเล็กทรอนิก (เพื่อส่งออนไลน์ หรือเพื่อความเรียบร้อยเมื่อพรินต์ออกมา)

สมมติว่าตั้งใจให้เอกสารถูกพรินต์ออกมากรอกด้วยมือ ไฟล์เวิร์ดก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะเป็นตัวเลือกที่มีความเสี่ยงต่อการผิดเพี้ยนเมื่อเปิดต่างเครื่อง (เอาแค่ใช้บนโปรแกรมของไมโครซอฟท์ด้วยกันก็มีโอกาสเพี้ยนแล้ว ยิ่งข้ามระบบปฏิบัติการยิ่งแล้วใหญ่) ตัวเลือกที่เหมาะกว่าน่าจะเป็น PDF เพราะตัวเอกสารไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไข ความผิดเพี้ยนต่ำ และเปิดข้ามระบบได้สบายๆ (สำหรับองค์กรส่วนใหญ่แล้ว marginal cost ของการแปลงเอกสารจาก Word เป็น PDF น่าจะต่ำมาก เพราะน่าจะต้องมีเครื่องมือสำหรับสร้าง PDF อยู่แล้ว)

ถ้าตั้งใจให้กรอกบนเครื่อง ไม่ว่าจะเพื่อให้พรินต์ออกมาเรียบร้อยสวยงาม หรือเพื่อส่งออนไลน์เลยก็ตาม ไฟล์เวิร์ดธรรมดาๆ (เน้นว่าธรรมดาๆ) ก็ไม่ใช่ไฟล์ที่เหมาะอยู่ดี เพราะมันไม่แยกระหว่างส่วนที่ให้เรากรอกกับส่วนที่เป็นตัวฟอร์ม (คำถาม) ตัวเลือกอื่นสำหรับการนี้ เท่าที่นึกออกก็มีการทำเอกสารเวิร์ดแบบที่ให้ผู้รับกรอก หรือทำเป็นไฟล์ PDF แบบที่ให้ผู้รับกรอก ซึ่งทั้งสองแบบ มัน costly สำหรับฝั่งผู้สร้างเอกสารกว่าแน่ๆ (สำหรับด้านผู้รับ เข้าใจว่าส่วนใหญ่ไฟล์เวิร์ดน่าจะสะดวกกว่า เพราะโปรแกรมมาตรฐานที่ใช้อ่าน PDF อย่าง Adobe Reader ไม่สามารถเซฟเอกสารหลังจากกรอกฟอร์มได้ สามารถพรินต์ได้อย่างเดียว)

เหตุผลดีๆ ที่พอจะนึกออกสำหรับการทำแบบนี้ ก็คือ ต้องการคงไว้ทั้งความสามารถในการการพรินต์ออกมาเขียนและการกรอกบนคอมพิวเตอร์ โดยไม่เพิ่มความยุ่งยากของผู้สร้างเอกสาร ซึ่งผลก็คือ มันเลยออกจะไม่ได้เรื่องทั้งสองทาง (อันนี้มองในแง่ดีนะครับ ถ้ามองในแง่ร้ายหน่อยก็คือความมักง่ายล่ะครับ)

สำหรับส่วนตัวผมเอง ก็อยากบอกว่า ถ้าไม่คิดจะทำเป็น fillable form (ไม่ว่าจะแบบ Word หรือ PDF) ก็ช่วยทำมาเป็น PDF เถอะครับ (อย่างน้อยมีให้เลือกก็ยังดีนะครับ)

9 Comments