Skip to content →

ไม่เข้าใจ ทำไมต้อง Word?

ตอนนี้ผมสงสัยอะไรอย่างหนึ่งครับ

ผมอยากรู้ว่า มันมีเหตุผลดีๆ อะไรไหม ที่เราจะทำแบบฟอร์ม เช่น ใบสมัครต่างๆ ที่เราต้องกรอกข้อมูลเข้าไป (ประเภท ชื่อ ที่อยู่ การศึกษา บลาๆๆ) โดยให้เป็นรูปแบบไฟล์ Word แบบธรรมดา (ไม่ใช่แบบที่ออกแบบไว้ให้คนรับกรอกได้เลย) ที่สงสัยเพราะ ผมเห็นว่า องค์กรหลายๆ แห่ง ทั้งรัฐและเอกชน distribute เอกสารในรูปแบบนี้

ผมอยากรู้ว่า คนส่วนใหญ่ สามารถกรอกข้อมูลเข้าไปในฟอร์มที่เป็นเอกสาร Word ธรรมดาๆ กันได้หรือเปล่า แต่โดยส่วนตัว ผมไม่รู้สึกว่า ไฟล์แบบนี้มันทำให้สามารถกรอกข้อมูลเข้าไปได้ เพราะการพยายามกรอกข้อมูลเข้าไปโดยคงแบบฟอร์มไม่ให้มันเพี้ยน มัน costly มากเกินไป

ผมอยากแบ่งการกรอกแบบฟอร์มเหล่านี้เป็นสองแบบคร่าวๆ คือ การพรินต์ออกมาแล้วกรอกด้วยมือ เพื่อส่งเป็น hard copy (หรือสแกนส่งออนไลน์) กับการกรอกแบบอิเล็กทรอนิก (เพื่อส่งออนไลน์ หรือเพื่อความเรียบร้อยเมื่อพรินต์ออกมา)

สมมติว่าตั้งใจให้เอกสารถูกพรินต์ออกมากรอกด้วยมือ ไฟล์เวิร์ดก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะเป็นตัวเลือกที่มีความเสี่ยงต่อการผิดเพี้ยนเมื่อเปิดต่างเครื่อง (เอาแค่ใช้บนโปรแกรมของไมโครซอฟท์ด้วยกันก็มีโอกาสเพี้ยนแล้ว ยิ่งข้ามระบบปฏิบัติการยิ่งแล้วใหญ่) ตัวเลือกที่เหมาะกว่าน่าจะเป็น PDF เพราะตัวเอกสารไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไข ความผิดเพี้ยนต่ำ และเปิดข้ามระบบได้สบายๆ (สำหรับองค์กรส่วนใหญ่แล้ว marginal cost ของการแปลงเอกสารจาก Word เป็น PDF น่าจะต่ำมาก เพราะน่าจะต้องมีเครื่องมือสำหรับสร้าง PDF อยู่แล้ว)

ถ้าตั้งใจให้กรอกบนเครื่อง ไม่ว่าจะเพื่อให้พรินต์ออกมาเรียบร้อยสวยงาม หรือเพื่อส่งออนไลน์เลยก็ตาม ไฟล์เวิร์ดธรรมดาๆ (เน้นว่าธรรมดาๆ) ก็ไม่ใช่ไฟล์ที่เหมาะอยู่ดี เพราะมันไม่แยกระหว่างส่วนที่ให้เรากรอกกับส่วนที่เป็นตัวฟอร์ม (คำถาม) ตัวเลือกอื่นสำหรับการนี้ เท่าที่นึกออกก็มีการทำเอกสารเวิร์ดแบบที่ให้ผู้รับกรอก หรือทำเป็นไฟล์ PDF แบบที่ให้ผู้รับกรอก ซึ่งทั้งสองแบบ มัน costly สำหรับฝั่งผู้สร้างเอกสารกว่าแน่ๆ (สำหรับด้านผู้รับ เข้าใจว่าส่วนใหญ่ไฟล์เวิร์ดน่าจะสะดวกกว่า เพราะโปรแกรมมาตรฐานที่ใช้อ่าน PDF อย่าง Adobe Reader ไม่สามารถเซฟเอกสารหลังจากกรอกฟอร์มได้ สามารถพรินต์ได้อย่างเดียว)

เหตุผลดีๆ ที่พอจะนึกออกสำหรับการทำแบบนี้ ก็คือ ต้องการคงไว้ทั้งความสามารถในการการพรินต์ออกมาเขียนและการกรอกบนคอมพิวเตอร์ โดยไม่เพิ่มความยุ่งยากของผู้สร้างเอกสาร ซึ่งผลก็คือ มันเลยออกจะไม่ได้เรื่องทั้งสองทาง (อันนี้มองในแง่ดีนะครับ ถ้ามองในแง่ร้ายหน่อยก็คือความมักง่ายล่ะครับ)

สำหรับส่วนตัวผมเอง ก็อยากบอกว่า ถ้าไม่คิดจะทำเป็น fillable form (ไม่ว่าจะแบบ Word หรือ PDF) ก็ช่วยทำมาเป็น PDF เถอะครับ (อย่างน้อยมีให้เลือกก็ยังดีนะครับ)

Published in Technology

9 Comments

  1. Actually, PDF form publisher can choose to allow user to save form data or not. It’s defined in PDF standard.

  2. Chayanin Chayanin

    @Zerothman อ๊ะ ความรู้ใหม่
    พอดีเคยเห็นแต่ว่า มันบอกต้องใช้โปรแกรมขั้นสูงกว่า เลยเข้าใจแบบนั้น ไม่ได้คิดว่าสามารถ enable ได้

  3. คิดมากไปหรือเปล่า?

    ในกรณีส่วนใหญ่ ก็น่าจะอธิบายได้ง่าย ๆ ด้วยข้อจำกัดทางความรู้ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน?

    ผมคิดว่าไม่น่าบ่นไปกว่าเรื่องเว็บไม่มาตรฐานหรอกครับ

  4. Chayanin Chayanin

    @Paul_012
    แหม ผมอุตส่าห์พยายามทำให้ดูมีเหตุผล (แต่ผมคาดหวังว่า corporate จะมี sense เรื่องงานเอกสารมากกว่าเรื่องเว็บนะ)

  5. @paul_012

    ผมว่าเรื่องข้อจำกัดทางความรู้ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานนั้นไม่น่าจะเป็นเหตุผลที่ใช้ได้ เนื่องจากมี counter-example ให้เห็นอยู่ทั่วไป (เอกสารต่าง ๆ ในคณะผมถูกส่งด้วย pdf เท่านั้น ซึ่งคนทำเอกสารก็ไม่ได้เรียนคอมพิวเต้อร์อะไรมา)

    สิ่งที่จะเป็นคำอธิบายอย่างเดียว (ในกรณีที่คนสร้างเอกสารรู้จัก pdf แต่ดันส่ง doc) ก็คือความมักง่ายนั่นล่ะครับ เปิด word พิมพ์ บันทึก จบ ไม่มีการคิดว่าคนรับจะเปิดอย่างไรกรอกอย่างไร

  6. counter example ของคุณทิวสน ใช้ไม่ได้กับที่ทำงานผมครับ

  7. @ก้อน

    คุณก้อนอาจจะไม่เข้าใจประเด็นผม

    ผมต้องการจะบอกว่า คนทำงานเอกสารในที่ ๆ หนึ่งไม่สามารถอ้างได้ว่า ความสามารถไม่พอ เพื่อที่จะไม่เปลี่ยนจาก .doc ไปใช้อย่างอื่น (เช่น pdf หรือแบบฟอร์มให้กรอกผ่านหน้าเว็บอย่าง google docs) เพราะว่าคนทำงานเอกสารที่อื่นสามารถทำได้

    เพราะฉะนั้น counterexample (ที่ผ่านมาสะกดผิด ขออภัย) จึงไม่ได้มีไว้เพื่อใช้กับที่ใด (อย่างเช่นที่บอกว่าใช้กับที่ทำงานคุณไม่ได้) แต่มีไว้เพื่อแย้งกับความคาดหวังขั้นต่ำที่มีต่อคนทำงานเอกสารต่างหาก

  8. ตรรกะที่บอกว่า ถ้ามีฅนทำงานที่หนึ่งทำได้ ฅนทำงานที่อื่นใช้เป็นข้ออ้างไม่ได้ น่าจะไม่ general ขนาดนั้นนะครับ (แต่โอเค ยอมว่าในกรณีของคุณทิวสนอาจจะใช้ได้)

    เช่นถ้าบอกว่า นักร้องฅนนี้ร้องเสียงโซปราโนได้ แปลว่านักร้องฅนอื่นก็ต้องทำได้เหมือนกัน น่าจะไม่ใช่

    หรือบอกว่า กุ๊กร้านนี้ทำอาหารฝรั่งเศสได้ กุ๊กร้านอื่นก็ต้องทำได้ ก็น่าจะไม่ใช่

    เว้นแต่จะบอกว่า การแปลงไฟล์เป็นเกณฑ์ขั้นต่ำสุด ที่ฅนทำเอกสาร ‘ต้อง’ ทำเป็นทุกฅน แบบนี้อาจจะยอมรับได้น่ะครับ

    (โดยส่วนตัวแล้ว รู้สึกว่ามีแต่ฅนที่อยู่ในสายคอมพ์ หรือใช้คอมพ์เยอะ ๆ ที่จะ complain เรื่องนี้ แต่ที่ทำงานผม ซึ่งไม่ค่อยมีใครใช้คอมพ์เป็น เพราะเป็นแล็บด้านชีวภาพ ไม่มีใครเห็นว่าเป็นปัญหานะฮะ)

  9. Chayanin Chayanin

    ตามความเข้าใจผมนะครับ

    พี่ทิวสนเอาคำอธิบายของพี่พอ “ด้วยข้อจำกัดทางความรู้ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน” มาแปลว่า “ไม่สามารถทำได้เพราะไม่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์” (โดยอาจจะให้ “ความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์” หมายถึงการศึกษาทางด้านนี้มาเป็นพิเศษ)

    ประโยคที่แปลมานี้ใช้เป็นสมมติฐาน และ reject สมมติฐานนี้เพราะมี counterexample ว่า มีคนที่ (เชื่อว่า) มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ในระดับเดียวกัน สามารถทำได้ ดังนั้น ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ ซึ่งจากสมมติฐาน แปลว่าสองคนนี้ควรจะทำเอกสารได้ออกมาเท่าๆ กัน (เพราะถือว่ามีความรู้ระดับเดียวกัน) การที่ทำเอกสารออกมาได้ต่างกันทั้งที่ความรู้ไม่ต่างกัน ก็สรุปได้ว่า การไม่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์ ไม่ได้ส่งผลให้ไม่สามารถทำเอกสารแบบนี้ได้

    ถ้าเกิดเราแปลสมมติฐานจากประโยคพี่พอต่างกัน หรือ assumption/definition ต่างกัน (เช่น อาจจะไม่ได้มีความรู้เท่ากัน) ผลสรุปก็น่าจะต่างกัน

Comments are closed.